当企业内部控制制度与流程搞出来以后,随机面临的是如何进行推进落实,这恐怕是很多企业管理层、老板们目前较为担心的。
说实话,也是本人较为担心的,毕竟希望自己辛辛苦苦交付的成果能够得到有效利用,这也是一名咨询顾问的初心使然。
内部控制有效落地执行,首先是内部控制设计要合理,这是前提;其次才是讨论如何执行落地,结合内控咨询实务方面的经验和踩过的一些坑,以下几个方面需要在内控设计与执行过程加以考虑关注:
1、管理层与老板们重视
内部控制是一项系统性工程,离不开治理层、管理层、中基层员工的共同努力,更是一把手工程,治理层(董事会)和管理层要重视内控,或者说内控意识要到位,暂且不说内控能力如何
问题是如何让企业管理层、老板们拥有内控意识、重视内控呢?
老板拥有内控意识、重视内控的行为表现包括:
1)企业公开场合不断强调内部控制重要性,发表重视内控制度与流程执行的言论,包括要求全体员工要遵守制度规定、遵从流程办事,不仅形式上遵从,而且要实质遵从;很多东西经常被强调和灌输以后,员工脑袋自然就会形成相应的潜在意识。
2)带头作出行为表率,对于未按照制度规定、流程要求执行的事项,一概不反馈和批示;不随意给某些人开辟绿灯,不要因某些特殊情况作为不能有效执行的挡箭牌,否则内控的严肃性和约束性就失去了。对于碰到特殊异常情况或存在影响经营结果改善的内控不足,应要求内控流程及制度责任部门进一步优化现有内控设计,而不是直接违反。
关键是如何让老板们拥有内控意识和重视,这点蛮难,毕竟内控意识塑造不是一天两天就能快速打造的,但总归是有些方法的,大概有以下做法:
1)让外部的内控专家作培训和洗脑,外面的和尚好念经,因为客观、公正,不带有任何利益倾向性,更容易被接受!
2)不断的案例分享和警示教育,通过不断分享行业内的内控成功案例和失败案例,让老板们直观地看到内控的重要性。特别是失败案例,可以作为警示,让老板们意识到忽视内控可能带来的严重后果。比如企业上市申报因内控问题整改不到位而被否的案例。
3)将内部控制与企业经营结合,塑造内控价值,把内部控制当作改善企业经营结果的管理工具和手段,具体如何去演绎和沟通,企业内控牵头部门同样可以通过列举反面案例,最好是企业曾经发生或当下正面临的经营风险、问题或困惑,直戳老板们的痛点和堵点,得出的结论一定要是因为内部控制做的不好,导致现在的问题局面。
2、充分的沟通与培训
一方面是事前充分沟通,在内控流程与制度制定过程中,需要内控链条相关部门参与,自己亲自参与设计和讨论的东西更容易被认可,自己不参与,别人做的再好,因未有自己的思考和参与感,也会认为不好,得不到青睐,这是人性!
再次强调,跨部门、跨组织的内控研讨、交流机制非常重要!
另一方面是培训宣贯,培训的目的是为提升员工对内部控制政策、流程及制度的理解力与认同度。只有理解到位了,才有可能执行的好,否则容易出现执行走样现象。
但靠一次内控制度流程培训宣贯,就让员工完全理解和认同,也不现实,还需要实际实践进行检验!
3、内控责任制建立并落实
内部控制要得到有效落地执行,需要三道防线共同作用。
第一道防线是业务部门自身,是内部控制执行责任的第一道防线,是内控流程的责任者,不是简单遵循内控制度或流程执行即可,而是要做到实质遵循,如果流程执行后出了问题或风险,第一道防线部门是要承担责任的,对业务部门负责人或主管的薪酬、晋升、奖金等产生实质性影响的。
第二道防线是内控风控的专业职能部门,如安全、风控合规、财务等部门,在日常业务运行过程当中履行监督与监管职能,如财会监督职责,职责同样也要落实到位,落实不到位,产生问题,要承担流程的连带责任。
第三道防线是内审部门,履行独立的监督与检查评价职能,通过不断的检查、评估和督促整改,发现内控问题,并向公司治理层、管理层或老板进行汇报,形成威慑力,同时也可以培养各级人员的内控意识。
4、奖惩机制
首先是惩处,一方面是是规定关键内控措施不执行、或违规执行会怎样,形成一种内控威慑力,让员工对内控规定有一种敬畏之心,企业的内控意识或氛围会越来越明显。另一方面也要建立因未实质遵循内控流程所导致的问题的惩处机制,这主要是为了规避或降低内控执行流于形式、内控资源浪费的现象。
然后是奖励,建立内控能力和价值提升的激励机制,因内控工作做的好、做的细致,导致业务运作效率与效益得以改善,企业要给予奖励,这样会鼓励企业员工平时多提出内控改善的合理化建议,进而促进内控制度及流程被有效执行落地。
5、技术手段
恰当应用一些信息化或数字化的技术手段,有助于促进内部控制措施的有效执行落地。
一方面是关键控制点、控制标准及控制措施有效嵌入ERP、OA等系统,可以有效避免人为绕过传统线下内控程序的情况;
另一方面是有条件情况下(数字化程度或水平较高的情况),将内部控制措施要点与控制规则埋入信息系统,实现系统的自动或半自动控制,减少人工操作或判断所带来的失误。
6、合适的人员
内部控制作用发挥需要依靠人执行,内控实务碰到与人最多的两个问题为:
第一个问题是不愿意增加人员,老板们不愿意增加岗位人员,比如企业要执行落实信用控制体系,得需要配置专业的人员,企业内部现有人员根本无法提供,但是增加人手必然会增加人力成本、管理成本,老板便犹豫了,老板自己没有算好账!
第二个问题是人员不合适,缺乏胜任能力。还是以信用控制政策执行为例,企业安排了日常做销售内勤的人员兼任该项职能,由于缺乏专业性,导致信用控制职能也无法有效的得到实质执行。人员缺乏胜任能力,可通过专门培训提升内控能力。