审计程序是实现审计目标而采取的一系列收集证据的工作顺序与步骤。一般理解为审计步骤,它在整个内部审计过程占有举足轻重的作用,一个审计步骤的设计好坏可以直接影响到审计证据的收集、审计效率,影响到整个审计的结果。
对于一个审计步骤而言,它主要内容是告诉我们怎么样做?包括有审计程序方法、抽查或测试的内容、抽查数量、操作细节、分析原因、查找根源。具体而言,包括以下五个方面的内容:
1、确定审计方法,使用规范用语
审计程序就是整个审计步骤过程,我们要编写相应的审计程序时,要针对不同的的审计重点或目标,确定不同的审计方法。规定了内审人员操作方法与作业方式,其核心就是阐述整个步骤的一个动词,如描述、浏览、分析等,其他内容如时间、数量均作为它的补充与限制。当然,也有些一个审计步骤会用到二或三个核心词,两个以上的工作内容。在实际设计与书写审计步骤时,有时往往分不清其核心词的内容与具体用法,以下对常用的十五个审计步骤核心词进行阐述与总结:
①描述是审计中最常用的一个步骤,它主要作业内容是概述各项业务的程序、过程及现象,多用于绘制图表、流程图等。例如:简明扼要地说明生产流程,各项业务的控制措施,现场存在的情况等。主要是对没有制度、没有形成文字的过程及表象进行文字说明。
②浏览,主要作业内容是快速地翻阅文件、档案与相关资料, 目的是快速查找可疑目标与迹象,方便集中主要精力深入查找相关内容。主要适用发现抽查、举例说明、不可能事项等审计范围。主要目的是证明存在一个事情一种情况。例如:浏览会议纪录,各种单据资料,往来文件等。
③比较,主要作业内容是对不同的资料、数据、文件、程序、 流程等进行比对与对照,找出其相同或不同之处。也是最常用的审主步骤之一。例如:将观察到的现象与制度规定的情况相比较,将实际操作流程与制订的工作流程进行比较等,将公司现状与标杆公司的情况进行比较。
④复算也叫重算,主要作业内容是通过重新计算,将结果与原结果进行比较,证明其准确性。例如:复算成本表、复算利润表、复算结算单、复算发票等。
⑤审查,主要作业内容是检查文件、材料等,确定其真实性、 准确性与存在性。如审查其报告,检查签订的合同等。
⑥观察,主要作业内容是观察企业经营活动、过程及程序等。例如:察看仓库的验收过程,工段工艺的实际操作过程,财务收款付款过程等。
⑦重做,也叫穿行测试,主要作业内容是按规定的步骤,重头到尾跟踪一项具体业务,确定其是否建立控制措施,或控制力度与结果是否达到效果,重做结果是否与原来结果一致。
例如:在实际中对一组数据进行重新录入,跟踪检查其结果是否与原来一致。如果在实际生产运菅过程中不便测试,则可以实地监督与记录经办人的录入业务,确认其录入正确后,再从服务器(后台)查询其正确性及时效性。
⑧盘点。实际工作中审计人员多以监盘为主。主要作业内容是实地监督、清查公司设备或材料等,确定其正确性与存在性。例如:盘点公司现金,盘点公司仓库,盘点固定资产等。
⑨总计,又叫累加或合计。主要作业内容是对各明细数据或金额进行汇总,比较核对其一致性。例如:各明细帐帐户余额与总帐的余额是否一致,各月份产量是否与年度生产总量相符等。
⑩追踪。追溯其源头,有顺藤摸瓜之意。主要作业内容是从现 有表像追查其相关的依据、产生的根源,也可以理解为追踪事件(物)产生的上一步骤(流程)。例如:会计分录的追查,从凭证到帐户, 从操作录入到后台服务器,从银行帐户到客户资料等。
⑪评价。主要作业内容是对企业运营程序、制度及执行情况进行鉴定与判断。例如:评价企业现金内控程序是否妥当,评价某一运作过程是否存在问题,是否还存在管理漏洞等。
⑫咨询。主要作业内容是对不理解的内容或事情进行了解的过程。这是内部审计中最常用的方法之一,交流与沟通是内审工作的重要技能之一。例如:询问事情发经过,现行管理制度的利弊,员工心理动向等。
⑬审阅。与查阅相近,主要作业内容是对相关的文件、资料进行详细的检查。例如:审阅年度财务报告,组织部门请示报告,公司经营情况分析,职员的年度鉴定等。
⑭查询。一般是对外单位进行相关业务或资料的询证,对内一般用查阅或咨询。主要作业内容是对需要证实的记录、发票资料的正确性对单位以外的组织进行函询,以确定其真实性或正确性。例如:往来帐的明细余额,投资项目的余额等。
⑮分析。分析是内部审计必需的技能,可以毫无疑问地说没有分析就没有内部审计。目的是将事物、现象、概念分门别类,离析出本质及其内在联系规律。主要作业内容是对数据、现象及事物进行汇总分析,说明数字之间的关系及运行趋势。例如:按年度销量进行分析,管理费用明细分析,与外单位指标进行分析等。
2、明确抽查内容,确定抽查数量
每一个被审计组织,都是业务繁忙,资料较多,有些组织一年或二年甚至更长时间的工作内容,要内审人员全部看完,是不可能也是不现实的,所以在对被审计单位进行审计时,往往采用抽查样本的方式进行。
首先,要确定抽查的内容,也就是说你想查看的资料或实物,比如,抽查该组织的审计时段的采购合同或订单,或者说抽查工厂固定资产的数量等,这些都是要抽查的目标。
其次,要确定抽查的时间,在全部审计的时段内,是抽查一月份还是二月份,是抽查单月还是双月等等,都是值得考虑与分析的问题。这里要坚持一个原则,就是在抽样时要尽可能使样本量能代表总体。因此,在确定抽查的时间的过程中,要注意均匀地选择样本所占用的时间,如12 月份业务最多,则应按一定的原则抽取相应的月份。
最后,在确定抽查的数量。对于审计程序而言,知道抽查的内容、抽查的时间,剩下的就是要确定抽查的数量。多少数量才能代表总体?是我们内审人员一直在研究与探讨的内容,按审计的道理,当然越多的样本量最能代表总体,但是这个与审计资源密切相关, 关系到时间、人员、条件等多种因素在内。
根据国外的审计资料显示,当抽查的数量超过5000个时,超过的抽样没有意义,也就是说,最多抽查5000个样本已经基本上 能代表总体了。关于抽样,后面的内容有相关的介绍,这里主要是说明在一般情况下,根据应有的经验作出相对应的抽查习惯,一般来说,在确定抽查的数量时,会根据被审组织业务发生的多少,样本的重要性,金额的大小,人员的分工,内控的松紧情况进行考虑,综合内审人员素质、时间、技能、业务进行分析,最后再确定抽查的数量。
3、确定步骤细节,说明工作内容
确定审计方法,选好审计内容,确定抽查的数量后,主要的内容就是说明整个审计程序的操作细节。操作细节就是对现有的资源进行系统的高效的整合,用一主线索来实施整个内部审计工作。在实操过程中,要说明工作的先后顺序。如:从主管单位或体系部门收集公司采购部门所有的管理制度与操作流程,查阅审计时段采购部门的30%的合同资料等。
4、进行资料比较,寻找存在差异
说白了,审计通常是做否定之否定工作,怎么说呢?我们一般是假设被审组织有风险的有问题的,然后通过抽取样本,资料比较,研究分析,最后可能得出的是否定的答案,也就是说被审单位没有问题,不存在风险。最理想的情况是这样,当然,也有可能是有问题的。
因此,在抽查相关的资料或实物后,主要是内容是确定现有流程、管理体制、操作规程是否与规定的制度、法规、流程相符,也就是说是一个比较的过程,包括资料的比较,现状的分析,合理性合规性合法性都是分析比较的内容,目的是确定过程,寻找差异,确定风险。
5、差异比较分析,查找原因根源
审计的最终目标是管理,使企业保值与增值。因此,内部审计人员在审计时发现差异,确定存在的风险是重点,但是,查找问题产生的原因与过程,产生的根源,才是重中之重,只有追溯到事情发生的源头,才能从根本上找到问题的根源,管理层才能针对问题的根本,作出解决问题的决策,才能从效益成本原则选择整改措施,从而有效的控制风险,加强企业管理,增强企业预防体系,为企业运行提供合理的管理保证。
比如,内审人员在抽查工程结算付款时发现,工程验收人员没有严格按照公司规定进行验收,导致多验收了工程量,财务也支付的相应的款项。我们最后结果审计时是查出来了,表面现象是多付供应商的工程款,应该扣回多付工程款就结束了。
但是,我们还要查找分析案例产生的原因,造成这种表象的深层次的原因,是制度原因?还是人员操作原因?追踪问题产生的根源,从根本上找出原因,并提出改进的建议。否则,每年每个公司都那么多的工程,能全部审完吗?不可能的。
从结算付款流程上分析,只有现场验收人验收了,财务才能按合同付款,问题就出在验收人不按公司规定验收,这里面就可能大有文章。也就是说问题出在验收,更深一层意思是公司验收制度不严格,没有处罚制度,如果出错则罚,验收人员工作起来就不会马虎了,给施工单位和验收人可钻的空子。那么,我们要想真正解决问题,就不单单是扣回工程款,主要是看我们公司制度是否完善,是否有操作细则,验收是否有操作流程,相应的处罚条款是否制定,合同是否制订有审计条款等。我们要从公司管理、验收制度本身上找问题找原因,从而制订出严格的控制系统,做到验收有制度,实施有监督,付款有审计。
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