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审计如何做一个飞行审查的“门内汉”
2022年12月15日

       在企业内审工作中,多种审计专项的内容都会涉及到“现场审查”,比如采购供应商、基建招标、广告推广活动、装修安装工程、食堂供货等。

       在审计人员眼里,凡是重大项目的广义供应商引入,都需要执行现场审查的工作,但相当一部分企业,并没有建立这一风险监控机制。

       审计理论浩如烟海,今天我们弱水三千只取一瓢饮,以重大招标项目代表一切广义的采购业务,主要谈谈如何做一个飞行审查的“门内汉”。

一、审计应当提前介入

        重大招标项目,需审计全程参与,自立项开始介入,适时监控。要有充分的时间对需要现场审查的目标供应商提前研究分析,比较可行的办法是借助某某查,对企业背景进行逐一查看。

        当然,当代舞弊也在不断的升级换代,并且越来越隐蔽,但是细节测试是应对特殊风险的最保底手段,查比不查要强,我们不可不努力。

        个别企业,业务部门会故意压缩审计介入的时点和时间空间,极端的会在前一天晚上才通知,此时,无论遇到何种困难,审计人员都不能乱了手脚,要有遇泰山崩于前而心不乱的心态。所以该熬夜的熬夜,做完自己该做的事。

二、现场审查标准拟制

        应组织招评标小组(或招评标委员会),统一讨论现场审查的细节和标准,避免存在歧义和争执。

如果业务部门不愿意配合,审计人员也必须自行制定标准提前筹备,免得现场失去思路、无从下手。

求人不如求已,或许这是展示我们专业性的机会,不能让业务部门小瞧了审计。

三、重点关注新成立的企业

       新引进的企业属新成立的公司,属于舞弊迹象之一,审计人员要当心是否是为了与我们合作,才成立的壳公司,或就是吃定了这笔合作,才有生存基础的公司。

四、重点关注经营范围改变的企业

       虽非新成立的公司,但有如上内容,也是舞弊迹象之一。因为目前的经济环境中,存在一种专门成立小规模企业,养壳卖壳,他们赚的就是这个钱,这种企业一般注册在居民小区内,没有实际业务。

       当找到与我方合作机会时,舞弊人员在市场中买一个空壳,给外人一种已经经营很多年限的感觉,然后按业务进行量身定做的迁址、搬厂、增资、扩大经营范围,从小区搬到高科技开发区,摇身一变成为最优质的供应商。

五、重点关注入围供应商是否存在“听筒线”

       审计人员要敏感地关注供应商的名字,有些人在开办公司时会有一种情节,总是喜欢一些风格和规律,比如三个字的“风之谷”、“月之青”,比如四个字的“盛世伟业”、“华谊兄弟”等等,凡是情怀一致的,往往可能是关联公司,为围标而来。

       要关注股东名称,比如丁荣福、丁荣䘵,虽然是两个八杆子打不到一起的企业股东,但很可能是有血缘关系的围标公司。再比如姓任的、姓梅的那些不常见的姓,也可能是亲属关系。

       要关注供应商的地址,有时个别招标中,多个供应商地址重复、接近,或者是同一条街、或者是隔壁、或者是对门,实地查看后,甚至可以观察到相互的员工共用同一个食堂,这种就是最典型的围标。

       要关注供应商背景,或许在经营业务、变更日期,有些人在舞弊时,并不见得真到了手眼通天的程度,找一个无任何关联线索的白手套,也不容易,多多少少会留下可疑信息。这都要靠审计人员高度的职业敏锐度和人生阅历,去发现那根背后的“听筒线”。六、重点关注主业与我们匹配度很低的公司

       还有一种企业,它本身可能不是经营本次招标的内容,比如它是做电子原器件的,本次招标的是五金配件,但这些材料之间有一点点的擦边关系,这种无经营能力、无人员、无生产设备的三无皮包公司,它也被邀请入围进行投标。

       这种情况,很可能存在拿到标的之后,再二手转单的情况。或许并非是我方人员有意内外勾结引进,也可能是无心为之,但要我们审计人员高度戒备。

七、重点关注诉讼案件繁多的企业

       对于某查上,提示某一供应商大面积出现诉讼案件,虽然我们找的是供应商,我们属欠钱一方,比找客户风险要小一些,但仍要审计人员提高警惕,因为或许我们正在引进一家“碰瓷”公司,专业签合同后进行违约索赔的。有些工程项目,因为施工单位资金链断裂影响工程进度的情况也并不罕见。

       江湖险恶,不得不防。

八、现场审查尽可能提高不可预知性

       现场审查之前,一般情况会事先约好被审计供应商对接人员,但对于个别迹象异常的,一定要保持好不可预知性,可以在抵达现场或企业资料标明的经营地址后,观察了实际情况和周边环境,再约对方。

       避免出现他们突击布置场地的情况,让我们失去发现重大现场线索的机会。或许,会提前打草惊蛇,吓退了对方,错失了发现内外勾结的线索。

九、审查现场注意观察对方公司标识

       有个别皮包公司,会借助关联单位的设备、人员、场地等,来应付现场审查,比如租别人正规企业的一个子公司的壳,来跟我方取得合作,再进行二次转单,或都根本是蹭别人的经营环境,在车间某一个闲置的角落里摆了一台自己的设备,临时做个手工加工业务,对外宣传自己是多么大型的企业。

       所以审计人员要敏感地发现这类迹象,对正在生产中的产品、材料,进行观察,必要时拍照留证。

十、审查现场要核实员工的真实企业身份

       审计人员可在现场对普通员工进行调查,了解企业对接人、投标代表是否是本公司真正的管理人员,是否确实具有这类产品的生产能力,是否具有异常的经营情况等。

       往往普通员工没机会参与舞弊,或许能发现我们需要的线索。

十一、审查现场注意观察我方人员的异常行为

       在内部流程管理相对完善的企业中,舞弊人员会争取利用审计人员的参与,完成行为的背书。

所以审计人员在参与中,要永远保持独立性,留心观察其他人员的行为,比如是否显示出对被审查的供应商现场环境特别熟悉,是否在语言上违背常理暗示对方,是否非常具有同情心去理解和包容被审查单位,是否提出类似量身定做的高标准来衡量供应商,这样达到提醒我方人员注意这一家供应商特别优质的行为等等。

       一句话总结,谁都不可完全信,要依靠自己的判断。

十二、尽量现场查验对方证书和社保资料

       装修、造价、监理、基建类供应商现场审查也难以避免借壳、转包、挂靠,尽量现场查验对方证书和社保资料。

       对于非生产型业务,就算是审计现场审查,也存在重重困难,行业整顿也非我们一己之力可完成的。审计要知难而上,尽力尽为。

十三、提高审计职业敏锐度是关键

       无论审计人员如何努力,也无法完全避免落入别人的圈套,只要有我方人员内外勾结,舞弊人员有能力天南地北的寻找不同企业,对我们的招标项目进行围标,并且这个行业,已经形成大家一家亲的环境。

       对此,审计人员要提高职业敏锐度,努力发现线索,规避风险发生。

 天下没有好干的审计

       总之,天下没有好干的审计,我们吃的就是这一口与天斗、与地斗、与空气斗的饭。

       努力做审计该做的事,把好最后一道关,如果不幸技不如人,没有发现问题,也要总结失败的经验,越挫越勇,不断提高我们的审计技能。

       希望我们不负初心、不负韶华,彼此多交流经验,共享技能。与天下内审同行共勉之。

来源:内审之友 ,版权归原作者所有,如涉侵权,请联系我们删除,谢谢!
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