B公司在发布广告前应提供设计稿，并经过A公司确认后方可发布；

双方约定了一共涉及4类产品共32块广告牌，并约定了具体尺寸规格及成品的材质等；

约定此32块广告牌在指定的四个社区的16部电梯内进行发布；

约定广告牌发布的有效期从上架之日起半年。

在合同履约过程中，应该首先留存B公司在设计阶段提供的各个版本的设计稿，以及双方对设计稿进行修改沟通的谈话记录，以及最终确认定稿的记录，如设计确认书等。

而在广告发布交付阶段，市场部应派出人员前往合同中所约定的四个社区（而不是仅仅收集B公司提供的现场图片），对16个广发发布位（电梯）进行检查，确实是否发布内容与设计稿内容完全一致、数量是否相符、广告牌规格、尺寸是否与合同约定一致，并对交付物逐一进行拍照，这里应特别注意，拍摄的图片应体现出不同的场所特征，而不是凑上16张照片，使其中有些图片看起来像是同一地点多张拍摄，另外照片文件能体现出拍摄时间，应早于或等于验收单注明的时间。

填写广告发布验收单，包括验收日期、验收人员、验收地点、实物验收情况描述（以合同约定的规格标准进行描述），验收结论等，并以②中的图片作为证明性附件。

从①-③可以达到对于B公司设计与发布环节的履约充分合格与否的证明，并连同B公司的发票一起可以作为付款依据向其付款。但从严谨性而言，A公司市场部在后续的半年时间里，应至少每两月对上述地点进行一次抽查，同样按照②中所述的标准进行现场拍照留痕，以证明该批广告牌在合同约定期内始终位于电梯展位，而未被提前换下。此步的痕迹管理，就是为了防患于未然，一旦出现纠纷，可以用来作为对供应商或小区物业进行投诉的证据。

通过以上的留痕操作，可以充分证明广告发布流程符合合同约定、广告牌交付物符合相关规格约定、广告发布地点、位置、广告发布期限等也是符合合同的约定。既可以表明供应商履约的合规，也可以证明市场部在该项工作中的合规。

这个特点主要体现在交付物的生成是在多方协作下产生，或生产者和使用者并非同一方的情况。笔者在以前为企业提供咨询服务的访谈中，一位企业负责人曾经吐槽说到“听说公司花了大本钱和时间制定出来全公司各个部门的合规风险库，但是我们部门就不知道这些内容怎么制定出来的，今年就直接发布下来让我们学习，但是我们觉得很多内容和我们实际并不相符啊……”

这位负责人的话至少说明该企业在合规风险识别的过程中很可能自行或者聘请第三方采用“闭门造车”的方式完成了这个工作，即通过对部分领导的访谈，结合公司的制度等文件，然后再用第三方历史积累的风险库等进行综合，然后输出了这样一个风险库，直接交付给公司，然后再以部门为单位拆分进行发放。

《央企合规管理办法》对于业务部门合规管理职责的描述中可以得知，业务部门是合规风险的主责部门，是风险主体和承受者。那么这样一个主要角色却在风险识别的过程中被忽略掉了，而仅仅成为成果的阅读者，这样一来，这个风险库岂不成了“无本之木，无源之水”？

正确的方法应该是在访谈中主要通过对业务部门领导或者骨干进行深入访谈，并且形成访谈记录，访谈记录中的相关要点内容应该也应该在访谈结束前得到访谈者的现场确认。而风险库在经过整合形成初稿后，就应该以各个部门或业务板块为单位，进行一次拆分，然后由法务合规部门牵头，分别请各个业务部门给与协助修改或确认，如有必要，可通过现场交流方式，与业务部门就风险内容展开交流，经业务部门确认的修改稿进行收集留存，在此基础上进行最后的整合定稿。

除此之外，对于完整的最终交付，还应编写一份风险识别报告，写明风险识别的过程以及相关依据，并将报告同样以新提请领导确认的方式进行初次发布，待收集意见进行完善后，正式发布并通过培训方式进行宣贯，培训记录同样进行留痕管理。这样的风险库文件才是可以得到普遍认可、符合公司业务实际的交付物。

当前各类正规、非正规即时通讯类工具在企业日常管理中广泛使用，除了文字、语音沟通外，大量的文档也习惯性地通过这些工具进行传递，虽然貌似提供了工作效率，但是却也无形中留下了隐患。

一是每天大家都要通过即时通讯类工具进行大量的信息交互，这些信息涵盖了各类不同事件的内容，有时对同一件事情的沟通可能跨越了数天或数月，因此对于同一事件沟通的历史无法形成结构化的信息链，追溯起来相当麻烦，可能想要回顾或者澄清一件事情，需要“爬楼”到去年的聊天记录去寻找；其二，诸如微信等沟通工具，有自我清除历史的功能，如果设置不当，可能有关信息会在一定时间内被删除，或者可能因为更换了手机、电脑等，原信息就无法找寻；其三，在这类即时工具中传递重要文件信息，很可能会导致重要商业秘密的泄露，引发信息安全风险。

因此，对于重要的信息的痕迹管理，我们还是建议使用企业邮箱（注意：非个人邮箱）作为工具。一是企业邮箱是归属于公司的正规管理工具，企业的“公事”通过企业邮箱进行往来与沟通，则更为庄重正式，并且邮件内容具有一定法律效力；二是使用邮件往来留痕，可以方便追溯，如对于同一件事情的沟通，可以通过转发、回复等操作方式，形成一条可追溯的信息链，浏览者可以通过最新的邮件，直接向前追溯到本事件的第一封邮件内容；三是对于付费类企业邮箱，邮箱服务商在安全性方面会有较大保障，邮件除可在客户端留存外，还可在邮箱服务器中长期保存，不会因客户端的变故而消失。

因此，企业管理或与外部业务往来中，不排斥大家为了提高沟通的效率与时俱进地使用各类先进的即时沟通工具，但同时也应该注意保证对于重要信息的“留痕”管理的长期效果，在沟通同时，利用邮箱这个“传统”工具进行痕迹有效管理，简单的也许就是最好的。

杜绝“痕迹”主义

凡事都要做到张弛有度，我们做好“痕迹”管理的同时，也要注意不要滋生“痕迹”主义，只重视“痕迹”，而忽视了工作之初设立的目标，都会导致工作效率低下，影响工作本身的完成效果，甚至可能偏离了既定的目标。痕迹管理的产物是一份份会“说话”的证据，它们内容的质量可以体现出一家企业的员工秉持的工作态度、工作风气以及真实的工作质效，为“留痕”而“留痕”，以应付绩效考核，不但没有真正起到压实责任的效果，反而落入了务虚避实的窠臼，最终有“绩”而无“效”，最后受害的还是企业。