证据整理是系统性提交证据的基本要求，是代理工作的重要组成部分。证据经整理后，就可以成为一个有机的整体，系统地向裁判人员传递对本方有利的信息，从而达到让证据自身说话的目的，充分发挥证据在案件中的证明作用。
在撰写法律文书的同时，应当整理证据。整理证据是程序性很强的工作，可由团队分工完成。整理证据有以下几个方面的作用：第一，满足系统性提交证据的要求。提交证据一个很重要的原则是系统性原则。系统性提交证据的前提是对证据进行专业科学的整理。没有整理，就谈不上系统性提交证据。第二，方便举证。对证据进行整理后，不仅使证据在形式上更加规范，而且还方便对本方证据的检索和引述，方便本方对证据的当庭举证和阐述。离开了证据整理，庭审中很难做好举证工作。第三，更好地发挥证据的作用。举证的目的是要使裁判人员形成对本方有利的心证。整理证据后使裁判人员更方便阅看本方证据，更方便裁判人员了解证据对案件事实的证明作用，可以使证据在诉讼过程中更好地发挥作用。我们将证据整理进一步细化为十个小步骤，即证据取舍、证据组织、形式规范、辅助说明、证据编号、证据页码、证据清单、与当事人交流、证据装订、证据标注十个小步骤。下面逐一进行探讨。
在完成主要的证据收集工作之后，应当整理出材料清单。材料清单中的材料并不一定都要作为案件的证据材料，应当本着攻防兼备的原则和完成举证责任、达到证明标准的原则对材料进行取舍。第一，提供的每一份材料都要从有利和不利的二个方面思考，仔细审查提交该份证据是否对本方不利，有利的地方是否大于不利的地方。对本方不利的材料不能作为证据提交。第二，对于和案件事实无关的材料，基于证据的关联性要求，不应当作为证据提交。第三，对于不真实的材料，不应当作为证据提交。对真实性可能存疑的材料，应当与当事人进行仔细核对，向当事人说明如实举证的重要性。如确有提交的必要，在当事人书面确认的情况下，才能作为证据提交。第四，只要是对本方有利的证据就要尽可能提交，以实现充分举证。这样不仅满足完成举证责任、达到证明标准的基本要求，而且在证据方面提高胜诉的安全系数。第五，在确保完全充分举证后，对一些次要的材料，或关联性不强的材料，或者作用相同的材料，可以作为备用材料，不再作为证据提交。对证据的取舍，尤其是本着攻防兼备的原则对证据进行取舍，是证据整理的第一步，非常重要，绝不能省略或忽视。证据组织是证据整理的重要内容，是保证系统性提交证据的重要措施。证据组织要求所有提交的证据内部之间有严格的逻辑顺序，也就是说，提交的证据的顺序不应当是杂乱无章的，或者随意安排的，而应当按一定的逻辑顺序进行组织，使之在案件事实的证明方面是一个有序的整体。常见组织证据的逻辑顺序有法律关系顺序、时间顺序和主次顺序。这三个顺序中最主要的是法律关系顺序，其次是时间顺序和主次顺序。合同纠纷案件中的证据顺序一般按合同法律关系的基本事实的顺序来确定，即证据顺序一般是：合同主体证据、合同签订背景的证据、合同签订的证据、合同约定证据、本方履行合同的证据、对方违约的证据、本方的损失证据、本方主张权利的证据等。侵权纠纷案件中的证据顺序一般按侵权法律关系基本事实的顺序来确定，即证据顺序一般是：权属方面的证据、侵权方面的证据、损失方面的证据、权利主张方面的证据。由于证据的组织顺序主要是法律关系的顺序，因此，证据组织的顺序基本上与民事起诉状中的事实陈述顺序一致，也基本上和法庭调查中的事实陈述顺序一致。在证明同一法律关系相同案件事实方面的证据中，如果有时间先后顺序的，一般对这一方面的证据又按时间先后进行排序。在证明同一法律关系相同案件事实方面的证据中，如果时间因素并不突出时，则可以考虑按主次顺序进行排序。另外，对某一主要证据的辅助说明证据，或者补强证据，也一般进行主次顺序排序。依据上述三个逻辑关系对证据进行组织和排序后，证据之间的条理性就会非常清晰，证据之间的相互关系也会非常明显，不仅方便本方的举证，也更容易促使裁判人员形成对本方有利的心证，从而更好地发挥证据的证明作用。依据上述证据组织原则，一起案件中，不论有多少份证据，每一份证据都有其最佳的位置，这一位置不应该随意更换。使证据形式规范同样是证据整理的重要内容。证据形式规范至少包括以下方面：1、书证的复印应满足纸张的规范要求。要统一使用A4纸张；为方便裁判人员阅看，一般只单面复印，不双面复印。2、书证的复印应保证复印的完整性，中间不能有缺页，不仅要复印封面和首页，而且还应当复印相应的附件。3、书证的复印还应当保证复印的清晰。对票据的复印，应当保证复印件票据数据的清晰；对盖有印鉴的文书的复印件，应当保证印鉴复印的清晰。如果原件字迹或印章较浅，确实难以清晰复印，对复印件上不清楚的文字、数据和印鉴，要用签字笔清晰描写。5、对于物证，为方便证据整理，可以用打印的照片代替，并将物证复制品或物证的视频光盘作为附件。6、对于视听资料证据，如录音证据或录像资料，应当刻录光盘，作为附件，同时应当将录音或录像中的语言表述部分整理出文字版本。文字整理时应对谈话的主体、谈话的背景、谈话的时间、谈话地点、谈话场合、谈话的过程、谈话的主题等有一个完整介绍，文字整理的内容应当完整、客观。7、对于电子数据证据，应当打印清晰的纸质版，并保证内容的完整性。对电子邮件证据，应当有完整的发件主体、收件主体、邮件主文内容、邮件附件内容、邮件的其它附属信息。对微信聊天记录证据，应当有各方微信主体的信息、完整的微信聊天内容，微信中语音部分应当有对应的文字整理，而且应当刻制光盘，微信中的文件或图片，应当单独打印。对于网页证据，不仅应当有完整的网址信息，而且应当保证网页内容的完整性。8、对证人证言证据，可以将证人庭前书写的书面证言或作证的视频作为证据先行提交，同时申请证人当庭作证。
为了方便举证，对一份证据内的多份材料，如作为一份证据的多份或数十份票据，作为一份证据的多份或数十份工程签证单，作为一份证据的多份或数十份材料单等等，需要对这些材料进行统计，列出详细的统计表格。在表格中列明共有多少份材料，说明每份材料的时间和金额，计算出总的金额。这样不仅方便举证，也方便裁判人员审查和认定。另外，为了更好地发挥证据的证明作用，需要对证据内部材料之间的关系、证据之间的关系、证据某一数据之间的关系、证据在案件中的证明作用进行一定的说明。说明可以采用可视化图表的方式。辅助说明的图表或文字本身不是证据，但可以将其放置在证据之前，一并编写页码。在对证据进行组织之后，需要对证据进行分组和编号。《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十九条第一款规定：“当事人应当对其提交的证据材料逐一分类编号，对证据材料的来源、证明对象和内容作简要说明，签名盖章，注明提交日期，并依照对方当事人人数提出副本”。该条规定中的逐一分类编号即是对证据分组和编号的要求。一般来说，将证明同一主要案件事实的证据或证明同一争议焦点的证据分为一组。分组的重要目的之一是方便举证和质证。庭审调查时，一般是一个争议焦点一个争议焦点地进行，即举证和质证时通常是一组证据接一组证据地进行，按上述逻辑顺序对证据进行分组，自然方便举证和质证。在合同纠纷中，一般按“合同约定”“合同履行”“合同违约”“合同损失”“权利主张”等内容分组。在侵权案件中，一般按“权属证据”“侵权证据”“损失证据”等内容分组。当然，分组也可以不局限于上述固定的模式，可以根据案件特点，尤其是根据案件可能争议的事实，进行灵活处理。在案情相对简单、只有一个争议焦点、证据份数不多的案件中，也可以对证据不进行分组。每一份证据都应有独立编号。该份证据的编号一旦确定，编号就不应再变更。一审中是这一编号，二审中，申请再审中，还应当是这一相同的编号。给证据进行编号的一个前提是区分该部分材料是一份证据，还是多份证据。一般来说，一份独立完整的文件就应当单独成为一份证据。一般来说，不宜将一份完整的材料拆分为几份证据予以提交，也不宜将多份独立的材料合并作为一份证据提交。在国外形成的书证，如果有当地公证机构或公证人员公证、使领馆认证、境内翻译及公证的相关材料，则这些材料可以作为一份证据提交。因为当地公证、使领馆认证、翻译、境内公证只是完善和满足该份书证的形式要件，它们本身是该份书证的一部分。因此比较合适以一份证据进行编号和提交。对台湾地区形成的书证，在台湾地区的公证、两岸文书的递送和核对证明也同样只是完善和满足该份书证的形式要件，同样适合以一份证据进行编号和提交。如果一份公证书对几项内容进行了公证，如一份公证书对数份微信聊天记录进行了公证，对数份电子邮件进行了公证，则该份公证书只能作为一份证据提交。当然每一份单独的微信聊天记录、每一份电子邮件都可以根据需要，单独打印，单独作为一份证据提交。这样提交可以方便对每一份微信聊天记录、每一份电子邮件进行单独描述，进行单独阐释，进行单独举证和质证。在这种情况下，公证书作为另一份独立的证据，只是对这些证据的补证。一般情况下，合同和合同的附件应当作为一份证据进行编号和提交，但如果合同的某一附件具有相对的独立性，而且是案件事实所依据的主要材料之一，将该附件单独作为一份证据更方便对该附件进行阐释和引用，在这种情况下，也可以将该附件单独作为一份证据进行编号和提交。比如在设备买卖合同纠纷中，虽然技术协议是设备买卖合同的附件，但也可以将技术协议作为一份单独的证据提交和编号。合同和多份补充协议一般应分别作为单独的证据提交和编号。因为合同和补充协议一般都是案件的重要证据，它们形成的时间不同，反映和证明的案件事实并不完全相同，一般都需要分别加以阐释和说明，所以一般应当分别作证据提交和编号。对证明律师费损失的委托代理合同、律师费发票、律师费付款凭证可以归类到一组证据中，但一般也应当分别作为证据提交和编号。这样方便对证据进行描述和阐释。证明损失赔偿标准的同类型的几份判决书，也适合分别作为证据提交。证明市场价格的同类型的几份买卖合同，也同样适合分别作为证据提交。有些材料虽然是相互独立的材料，但这些材料性质相同，证明目的也相同，而且数量较多，这时，也不宜将这些材料分别作为证据提交和编号，可以将它们作为一份证据进行提交和编号。如，证明某一时段内一系列相同买卖行为的多份或数十份买卖合同，这些买卖合同可以作为一个整体，作为一份证据予以提交。提交这些合同即这一份证据时，在这些合同的前面列表进行统计说明。再如证明某一时段内出具发票行为的一系列发票，这些发票也可以作为一个整体，作为一份证据予以提交。同样在提交这些发票即这一份证据时，在这些发票的前面列表进行统计说明。再如，在工程纠纷案件中，工程的一系列现场签证单，这些签证单往往数量较多、内容庞杂，它们有可能共同成为工程鉴定的材料，因此，也比较适合于汇总起来按一份证据提交。当然在将这些材料作为一份证据提交时，同样应当在这份证据前列表说明。对双方当事人之间的往来函件，包括电子邮件，一般应当分别作为证据提交。分别提交的原因同样是基于它们反映了不同的案件事实。但如果不是要强调它们反映了不同的案件事实，而是强调它们作为一个整体来证明相同的案件事实，且它们数量较多时，也可以将它们作为一份证据提交。作为一份证据提交时，同样应在这份证据的前面列表说明。第一种方法是用方块序数对证据进行编号。如：证据一、证据二、证据三，以此类推。证据的编号不受分组的影响，依次进行。这样编号的好处是可以直观地看出本方有多少份证据，方便表述。不便之处是，证据编号中没有同时体现出证据组别。补充提交证据时，虽然补充的证据应当归类到前面的证据组别，但只能按原序号接续编号，最终导致一个证据组别中的证据编号不连续。这种方法比较适合于证据数量相对较少，或证据基本上一次性可以提交完毕的案件。第二种方法是证据编号中同时有二个序号，前一序号是证据组别，后一序号是该份证据在该组证据中的序号，上述序号均用阿拉伯数字表示，中间用短横线分隔号联结。如：证据1-1、证据3-5、证据6-2。这种编号的好处是在证据编号中同时可以看出证据组别和证据在证据组别内的编号，补充提交证据时，能保证同一组内部证据编号的连续性。不便之处是不能直接看出案件中证据的总数。比较适合案情复杂、需要强调证据的分组且分次提交证据的情况。
证据一定要编写页码，这样一方面方便举证和质证，另一方面也方便代理词等法律文书对证据内容进行引述。在司法实践中，现在仍然有相当部分当事人或代理人对提交的证据没有统一编写页码。
证据页码使用阿拉伯数字，一般编写在页面的右上角。证据页码应在空白处，不能与证据本身的文字重叠或混在一起难以辨认。证据页码要连续编号，包括证据本身的编号，也包括附在证据前对证据的辅助说明图表的编号。如果在一个诉讼程序中分多次提交了证据，下一次提交的证据的页码要接续上一次提交的证据页码，保证全案中本方证据页码的连续性。当然，二审中的新证据、申请再审中的新证据应当单独编写页码。证据清单的撰写是证据整理的重要内容。证据清单不仅要书面阐释每一份证据在案件中的证明作用，而且也要体现前面证据取舍、证据组织、证据编号等工作的成果。考虑到证据清单的重要性，也考虑到证据清单在案件流程管理中和法律文书模板化工作中的作用，我们将证据清单单独设定为了一个流程步骤，证据清单的具体内容我们将在其他文章中详细探讨。编写好证据页码并撰写完证据清单后，还有一项重要的工作，即需要将拟提交给人民法院的证据与当事人再次讨论交流。这一工作非常重要，尤其对重大复杂的案件，对当事人或当事人法务部门共同参与的案件，这一工作更显得重要。遗憾的是，在相当部分案件代理中，律师团队往往忽略了这一项工作，从而可能给案件的举证质证工作，甚至给全案的代理工作带来风险或不利影响。这一步骤中的证据交流是律师团队对证据进行系统整理后的交流，不同于之前的收集证据阶段的交流。系统整理后的证据能清晰地反映出案件的证据思路。律师团队将整理好的证据和证据清单反馈给当事人，不仅方便当事人进一步了解律师团队的证据思路，方便当事人在证据思路上和律师团队保持同步，而且可以在此基础上进一步征询当事人的意见，核实和确认当事人对全案证据是否有进一步的补充和完善。律师团队在上述证据的交流讨论中重点需要核实如下问题：第一，当事人在了解全案证据思路后，在阅看整理后的证据后，对本案的证据有无新的补充？是否还有其它证据或证据线索？第二，对方当事人对本方拟提交的证据可能提出何种异议？对方可能提出何种反驳证据？对这些异议如何进行应对？在与当事人充分交流后，在得到当事人确认后，律师团队才能对拟提交的证据最终定稿。在与当事人交流确认后，需要对证据进行装订。证据装订时一般要注意如下事项：1、不同的人民法院或仲裁机构对证据的装订可能有不同的要求，要注意它们之间可能存在的细微差异，按照受理案件的人民法院或仲裁机构的习惯或要求装订证据。2、除部分人民法院要求证据不装订外或证据比较简单没有装订的必要外，一般情况下应当将证据装订成册。一般来说，仲裁案件更强调将证据装订成册。对提交给人民法院或仲裁机构的证据即使不装订成册，也应当整理好，用燕尾夹夹好。不管是否装订成册，都不宜在证据上打孔。3、如果证据较多，宜分册装订，每册证据的厚度不宜过大。最高人民法院知识产权庭要求每册证据的厚度不超过199页。4、应当将证据清单和证据装订或整理在一起。如果装订成多册证据，也可以在每册证据的前面分别配置证据清单。5、装订成册的证据应当有封面。封面上应当写明案件的名称、哪一方提交的证据、证据册数序号、提交的时间等内容。证据册的侧面最好也标明案件的名称及哪一方提交的证据及证据册序号。为方便区分，一般原告、被告、第三人分别选用不同的封面颜色。我们团队习惯于原告证据册封面用蓝色或绿色，被告证据册封面用红色或橙色，第三人证据册封面用白色。要确保案件中本案所有证据册的颜色一致。6、证据应准备合理的份数。除提交给人民法院和仲裁机构的份数外，一般应当给当事人预留一份，给律师团队每位主办律师一份。在证据装订之后，还有一项重要的工作是对证据进行标注，即依据证据清单中对证据的阐述，对证据的相关部分进行标注。证据标注主要有三个方面的作用：1、方便本方的举证。对证据进行标注后，方便举证时对证据的重要部分进行宣读，方便对证据进行阐释。2、方便裁判人员对证据进行审阅。证据的内容可能比较多，但与案件争议焦点相关的内容可能只有几条或一条，对该部分标注，方便裁判人员阅读。3、突显证据关键部分的证明作用。对证据的重要部分或关键内容进行标注了以后，在视觉效果上进行了强化，自然能更加突显该部分的证明作用。证据标注时应当使用彩色笔，不应当对证据的文字部分进行改动，应当使标注部分和原文明显地区分开来。
来源：商业合规观察
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