在年初，我分享了一篇名为《如何高效率抓好“迎审”各项准备工作》的文章，探讨了内审部门作为对接机构，如何精确协调公司各部门与上级审计监督机构的对接工作。

这次，我将分享有关审计后期取证单回复阶段的深入思考，以确保审计事项的准确性、问题的准确定性以及审计证据的充分性和合理性。

这个阶段对于组织来说是至关重要的，是机会也是挑战，因此应当视之为一次精心打造的表现机会。

国家审计工作现场结束后，审计组会向被审计单位提交审计取证单，包括审计问题、审计依据和审计建议。被审计单位需要在规定时间内提供书面回复。在准备回复之前，我们应该仔细分析取证单，特别关注以下几个关键要点，并通过实际案例来解释：

1、事实和数据准确性：核实取证单中的事实和数据是否准确、完整。特别要注意多份合同或项目的相关数据信息。

举例来说，如果审计取证单中指出某笔款项在财务报表中存在错误，回复时需要提供详细的账目信息和记录以验证该笔款项的准确性。

2、问题定性准确性：审计问题的定性是否准确。如果觉得问题的严重程度被夸大，可以争取审计组更加温和的问题定性。

例如，如果审计问题涉及库存管理，而审计组认为库存亏损问题很严重，可以通过提供详细的库存调查报告，解释问题实际影响的轻微程度。

3、定性表述：审计问题的定性是否可以表述得更温和一些。同一事实可以根据定性不同而产生不同的影响，应尽量引导审计组往定性较轻的方向写。

举例来说，如果审计取证单中指责销售部门的销售政策导致了收入损失，回复时可以解释销售政策的合理性和推动销售增长的背景。

4、客观公正：审计问题的定性是否客观公正，应考虑不可抗力和外在客观原因，以减轻问题的定性。

例如，如果审计取证单中指责制造部门的生产效率低下，回复时可以列举影响生产的外部因素，如供应链问题或原材料短缺。

5、法规和制度依据：审计问题中涉及的法规和制度是否适用，包括主体适用、生效时段适用和内容适用。如果涉及法规或制度的复杂性，可以解释其具体适用情况，并提供支持文件。

举例来说，如果审计取证单中涉及税收合规问题，回复时可以提供详细的税收法规适用情况和合规文件。

6、总体情况反映：审计问题是否准确反映了总体情况。对于仅涉及少数情况的问题，可以建议不作为问题反映或补充“个别”的字眼。

例如，如果审计取证单中提到财务报表中存在数个小额错误，回复时可以解释这些错误的数量相对较小，不会影响总体财务状况。

在对取证单进行回复之前，我们需要重新梳理与审计问题相关的要点，并做好充分的事前准备。这包括审计问题的背景、起因、过程和结果等方面的详细了解。根据情况，可以采取以下措施，并提供实际案例：

1、减轻问题定性：如果审计问题的定性不准确，可以通过提供相关证据来减轻问题的定性。

举例来说，如果审计取证单中指责项目超支，回复时可以提供合同变更文件和经批准的预算调整以证明项目预算的变更是正当的，从而减轻问题的定性。

2、整改和改进：如果审计问题确实存在，应该立即采取行动并完成整改。在回复中，要说明已经采取了哪些措施来解决问题，并提供相应的证明材料。

例如，如果审计取证单中指责采购部门未能按时履行合同，回复时可以提供采购部门已经采取的新的供应商管理流程和合同履行情况的详细报告。

3、不属实问题的解释：如果审计问题不属实，应提供相关证据和内部制度依据，逐条解释和反驳审计组的表述，请求审计组重新定性或删除问题。

举例来说，如果审计取证单中指责员工未能按规定时间提交报告，回复时可以提供电子邮件和通信记录，证明报告已在规定时间内提交。

审计取证单的回复应当规范、精确，准确表达公司的立场。以下是回复审计取证单时应考虑的关键点，并提供实际案例：

1、确认事实和问题定性：明确是否认可事实描述和问题的定性。可以使用表述如“情况属实”或“情况部分属实”。

例如，如果审计取证单中指责人力资源部门存在招聘流程问题，回复可以使用语言如“情况部分属实，我们已经采取措施来改进招聘流程”。

2、表明态度：清晰表达公司的态度，例如“建议不作为问题反映”或“建议修改为……”。

例如，如果审计取证单中提到财务报表错误，回复可以表达“建议不作为问题反映，因为这些错误已经得到了纠正”。

3、阐述理由：提供详细的解释，包括法规和制度依据，以及其他支持公司立场的证明材料。

例如，如果审计取证单中涉及合同违规问题，回复可以提供合同文件、审批记录和法规依据以证明公司的合同管理合规性。

4、整改情况：描述已经实施或计划的整改措施，并提供整改的相关证据材料。

例如，如果审计取证单中提到信息安全漏洞，回复可以说明已经制定的信息安全政策和已经实施的培训计划。

5、清晰表述：回复应以精炼的语言、清晰的观点表述为目标。每个观点应当提炼成小标题，避免同时论述多个观点。这有助于审计组更容易理解回复的内容。

例如，对于涉及供应商管理的审计问题，可以将回复分为“供应商选择过程”和“合同履行监管”两个小标题，每个小标题下分别阐述公司的做法和提供支持文件。

6、公司角度：回复时要以公司的角度进行解释，而不是以部门或子公司的角度。确保回复与公司整体立场一致。

例如，如果审计问题涉及分公司的财务错误，回复应突出公司整体的财务管理政策和程序，而不是过于侧重分公司的情况。