——别把线索,逼进死胡同——
审计访谈是获取审计线索的重要途径之一,审计访谈也像一场微妙的探戈,你进一步,对方退半步;但你要是问错一句,线索可能就永远藏在对方的沉默里了。
见过太多审计人,抱着查账的严谨开展访谈,也亲耳听闻审计被抱怨、被投诉开展访谈像审讯犯人一样,硬生生把对话、交流的机会变成敌我交锋。有的问题一抛出来,对方眼神就飘了,手指开始敲桌子,连空气都凝固,而一旦出现这种局面,再高明的审计技巧也救不回一场失败的对话。
今天的分享,不谈该怎么问,只聊哪类话千万别问!提醒小伙伴们,一定要小心谨慎,那些看似常规却暗藏杀机的提问,分分钟能让访谈变成大型社死现场。
1. 你们是不是在隐瞒什么?
审计说出这句话,其实已经把怀疑写在了脸上,也就等于逼对方穿上盔甲。要知道,审计不是狼人杀,上来就贴脸发言,只会触发防御机制。一位资深审计经理曾分享,某次访谈中,新人脱口而出“这数据明显有问题,你们是不是故意造假?”结果对方当场摔门而出,项目直接陷入僵局。
【建议话术】藏而不露,先把质疑藏在好奇里,如,这个数据波动挺有意思,能聊聊当时发生了什么吗?。用这种用开放姿态引导对方主动解释,真相往往藏在倾诉欲里。
2. 必须按访谈清单回答
过往的经历告诉我,把访谈变成填表,真不如直接发调查问卷。
曾有位审计主管拿着数页标准化问题清单,完成访谈后,要求被访谈者逐条签字确认。对方冷笑“你们审计部都是这样复制粘贴进行访谈的吗?”标准化流程固然重要,但完全机械化提问只会抹杀人性化沟通的弹性,难以发挥访谈应有的价值。
【建议话术】准备提纲,牢记核心,但收起清单,就像朋友聊天般自然过渡各个话题,很可能我们会成为被访谈人倾诉、吐槽平日痛点的对象,要知道,人在放松时透露的信息,可能比签字画押的形式更有价值。
3. 听说你们部门有人吃回扣
这类道听途说的开场,注定被怼,注定沦为八卦局。
某次经济责任审计中,审计人员引用匿名举报信息提问:王总,有人反映您秘书和供应商关系特殊…话音未落,王总拍桌而起,气愤不已,直接现场致电纪委要求对质,要求彻查泄密源,访谈彻底失控。
【建议话术】用业务流程切入,例如,采购流程XX环节的审批似乎有空白期,能说说当时的考量吗?这样,我们可以引导让证据而非传言成为对话支点。
4. 这个违规操作是谁批准的?
太多教训告诉我们,审计着急定性,过早追问责任人,很容易触发集体沉默。审计访谈最忌开场就锁定个体,别着急,慢慢来。某次医院设备采购审计中,审计组追问,到底谁决定绕过招标,结果从院长到科主任集体失忆,连会议记录都恰好丢失。
【建议话术】先问事,把事情来龙去脉彻底弄清楚,再落实到人。比如,这个决策流程和制度规定不太一样,当时是经过什么特殊讨论吗?大家要记住,剥离个人责任的提问,更容易突破心理防线。
5. 按制度应该…你们为什么没做到?
把制度当尚方宝剑,反暴露业务盲区。尤其审计新人要注意,如果没有人提醒,一不小心就容易拿着多年未更新的制度质问现实操作。某次访谈中,审计员指责销售部没按制度对客户进行评级,却被反怼:“你知道我们去年新增了的产品线吗?你了解这个制度已经无法落地,我建议你们审计有精力的话,还是多协调财务、法务一起推动更新制度吧!”
【建议话术】先做学生,再当老师。现在的业务模式和制度制定时有什么变化?我们可以一起看看怎么优化。审计要善于躬身入局,用共建姿态替代批判立场。
6. 请解释这三个月所有资金流向
一定不要把审计访谈搞成论文答辩,访谈往往不会提前告知人家问题,而要求对方即兴复盘复杂业务,就像逼着你回忆高中数学的某些原理,什么感觉,个中滋味,你想一想。某次资金专项审计中,审计组长要求财务总监口头说明Q3每笔百万以上支出的决策链,结果对方放话:“咱们都很忙的,我记不住那么多,你们审计不是有查询权限,自己查系统,不更高效?”。
【建议话术】化整为零分段提问。如,这笔工程款支付比合同约定早半个月,当时遇到了什么紧急情况吗?记住,具体问题才能引发具体回忆。
7. 其他部门都说你们有问题
审计不要尝试挑动内斗,否则将自食其果。某次跨部门访谈中,审计员透露“生产部说你们仓储数据不准”,结果仓储经理直接冲到生产部拍桌子,审计组反而成了办公室政治的导火索。
拉踩式提问,制造部门对立,并不高明,大家都不傻,人家回头一对齐信息,里外不是人的只会是审计,尤其是,你辜负了提供线索的朋友,将永远失去一众“线人”。
【建议话术】守住信息防火墙,严禁透露线索来源。如,盘点差异主要集中在A类物料,系统记录和实物管理有什么难点吗?聚焦事实本身,坚决避免卷入人际纠葛。
8. 你确定吗?我查到的可不是这样
当面拆台式追问,等于宣告开战!审计的确需要质疑精神,但不要“打脸式”沟通。如,某次访谈记录显示,当财务主管解释“税费差异是因为政策调整”时,审计员得意冷笑道,税务局的政策我们刚刚参加过培训,需要我复述新政吗?后续访谈沟通可谓全程冷场,甚至难以收场,谈何获取价值信息。
【建议话术】给台阶再挖真相。这个处理方式很特别,能说说参考了哪些政策依据吗?我们也想学习下。记得要用请教姿态预留缓冲空间。
9. 请谈谈你对内部控制的建议
假大空的开放式问题,可谓毫无价值,只能算是走形式,能收获的只会是含糊其辞。这种提问像年会上的领导发言,注定得到标准答案“很好,继续加强”。记得某次内控审计中,连问三位中层管理者都得到“建议加强培训”的敷衍回答,直到审计精力补充问道“如果让你删掉一条冗余流程,你会选哪条?”才开启各部门的痛点吐槽。
【建议话术】用场景、痛点提问激活思考。如,如果你要提拔你的得力干将,哪几个操作细节你觉得是必须叮嘱他的?因为,具体场景才能激发深度思考和真实洞察。
10. 还有什么要补充的吗?
关于这个问题,我调查过很多审计小伙伴,机会都是结束访谈前的必问问题。而大家反馈,收到的答复,几乎从来都是“没了”,要知道,绝大多数被访谈人早在期待结束访谈。
按理来讲,这句话本应开启宝箱,却常被当作礼貌性收尾。某次访谈结尾,审计主管照例询问“有补充吗?”,对方犹豫片刻说“没了”。而后来不到半个月,正是此人悄悄向大老板提供了关键线索,老板又转交审计核查,你说尴尬不?
【建议话术】真诚表达谢意,制造留白空间,如:非常感谢您的时间,您的分享对我们启发很大,结束访谈前,还有最后一个问题:在这次审计工作中,您会建议我最该关注哪几个风险点,最希望我们能推动解决哪几个问题(你的痛点)?
小结
好的审计访谈,全程体现情商和艺术,而不仅仅是审计专业术语的堆砌,更不是按照访谈清单逐一打勾。今天,分享的10类千万别问的问题的背后,其实是藏着对被审计对象的尊重、对业务复杂性的敬畏,以及对真相的虔诚。
这多么年的一线实战经验、教训,以及在内审网平台和各单位伙伴10年的沟通学习交流经历沉淀,时刻提醒自己,审计访谈不是执法机关的问话,成功的审计访谈,能让我们的审计项目事半功倍,而审计人的武器从来不是体现于沟通中刺耳的提问,立足组织全局、充分共情、换位思考的智慧,往往更能让线索自愿的浮出水面。
最高明的审计艺术,能让更多人自然的回归规则、说出真相。