近期,TATA木门内控审计部连续查处多起内部员工虚假报销的案例,我们从一张张“小票据”看到了“大问题”...... 在企业的日常费用报销中,出租车发票看似金额不大,却因其数量多、监管难,成为虚假报销的“重灾区”。一张几十元的发票可能只是冰山一角,背后或许隐藏着虚假报销、侵占公款甚至系统性舞弊的风险。
一、虚假报销出租车发票的常见手段
1.“真发票,假行程”
员工可能使用真实出租车发票,但实际并未发生相应行程。例如:
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收集他人发票:同事、朋友甚至路边捡拾的废弃发票,被用于报销。
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司机“配合”虚开:部分司机应乘客要求,提前打印空白发票、额外提供其他乘客不需要的发票或调整金额。
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朋友、同事“配合”发票买卖:支付税点,根据需求,提供“定制性”发票。
2.“一张票,多次报”
同一张发票在不同时间、不同项目重复报销,利用财务审核疏漏套取资金。
3.“短途变长途”
通过篡改、虚报发票数量金额或里程数,将短途车费包装成高额费用。例如,某员工实际乘车花费 30元,但通过司机“帮忙”打印两张30元发票。
4.“可进可退的定额发票”
定额发票由于其固定面额和无需详细填写的特性,被一些员工进行滥用。例如,存在虚开发票、超额开具的情况。
5.“自给自足”
“便携式蓝牙打印” “便携式热敏小票机” “适用于出租车打印全国通用” ......各种设备层出不穷,一些员工为“控制成本”自行购买设备,“小票据”应有尽有!
二、虚假报销的危害
1.侵蚀企业利润
看似小额,但积少成多。根据目前内控审计部发现,仅出租车发票一项,每年每人因虚假报销造成的损失高达数十万元。
2.破坏企业文化
虚假报销一旦形成风气,可能导致更多员工效仿,甚至蔓延至其他费用类别,如餐饮、住宿等。
3.法律风险
虚假报销属于侵占公司财产,情节严重者可构成职务侵占罪。此外,若涉及税务问题(如虚开发票),还可能面临行政处罚甚至刑事责任。
三、如何防范虚假报销?
1.企业端:加强财务管理与审计
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线上甄选平台的全面应用。
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推广电子出租车发票,并要求员工提供行程单并与发票信息匹配。
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数据分析比对:通过大数据分析,识别异常报销模式。
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定期抽查+惩罚机制:随机复核报销单据,并对违规者严肃处理,形成震慑。
2.个人端:自律与监督
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业务直属领导针对差旅行程及费用执行严格审批。
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根据公司要求进行线上平台的使用。
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使用网约车或根据实际业务如实进行费用报销。
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发现同事或他人虚假报销,可通过合规渠道举报,维护企业诚信文化。
明确虚假报销法律后果:可能构成诈骗罪(3年以下徒刑或罚金)或涉职务侵占罪。