做了二十多年的企业内审，主要是和采购打交道，谈一下采购工作管控的思考。 采购主要包括哪些业务板块呢？我观察总结采购主要包括这些内容：1.计划管理。2.供应商管理。3.招标比价。4.合同管理。5.付款。6.到货验收结算发票。7.异议处理。8.对账。9.人员管理。 计划是头，买什么，这个要清楚明白。计划要准确，要考虑到货周期，计划要有提报周期，每月一次或两次，紧急计划如何管理。财务有ERP的还要设置好存货编码，确保一码一物。许多企业计划提报不准确影响采购效率，ERP物料编码基础工作不扎实，造成后续工作被动。常见的问题有一码多物，一物多码，存货编码重复，账务和实物名称型号不对应等问题。 计划是否经过物管？我认为应该经过。物管利库可以避免重复采购，高效利用库存。再就是物管跟踪计划执行，有利于监管和平衡生产计划提报和采购计划落实之间的关系，起到一个公证人的角色。 计划到了采购，内部要分配和跟踪落实，哪些订货，哪些到货，好有数。 拿到计划去哪里买？要有供应商储备，合格供应商的标准，引入程序，评价体系等。业务员知道去哪里买，买的准，买的好，买的快。既要避免独家垄断，还要保持流水不腐户枢不蠹，持续优化供应商结构，这是有效管控采购成本的关键。否则，巧妇难为无米之炊，合格供应商是战略资源，要做好储备和服务。
货比三家，公开透明，这是控本的关键。但为什么许多企业流于形式？一个是不专业，一个是有私心。只要认真落实制度，用心钻研业务，买到性价比优的商品不难。难的是利益面前有私心，从来干采购的都是最难管的，利欲熏心，自律难。 合同管理是维权的基础，是约定双方权利义务的保障。首先要有规范完善的合同版本，经法务人员起草和审核，业务人员理解消化，尤其是抓住质量标准，签订地，货期，违约责任，纠纷地等核心条款，把责任义务约定的明白清楚。 合同的严肃性关键在履行的认真，签订前核心条款沟通到位，双方对合同签订的态度是认真和严肃的，履行是严格和用心的。凡是不重视合同，无视合同条款，甚至肆意践踏合同条款的客户都不是优秀合格的客户，要关注评估其风险，防患于未然。 合同的签订审核要专业和科学授权，存档履行监督要有效，业务执行重视是核心，监管是有效补充。内控也好，风控也好，业务是第一责任人，只有把业务的积极性和关注度调动起来，才执行有效。千万不要让监管越俎代庖，皇帝不急太监急，以监代管，这是被动和内卷、内耗的开始，其害大。 付款和发票结算等都是合同履行的重要组成部分，包括对账和异议处理，都是依据合同，讲究证据，注意按照合同履行和搜集证据，维权的保障。把合同台账、付款台账和发票台账结合管控好，从业务抓起，则风险可控。内审监督更多的是通过抽查测试验证执行，内控的合规建设是业务规范运行的基础，也是全员应该重视的事。不仅仅是审计的事，风控的事，财务的事，更是业务的事，全员的事。
为了避免形成业务遗留问题，通过这些年的摸索和观察，我找到一个多维度交叉管控的方法。即通过每月预付款清理、入库未结算明细核对和税控系统未结算发票统计三位一体，结合半年或一年的外部客户对账，将业务的合同签订履行各环节串起来，釜底抽薪，以笊篱捞饺子的方式把业务的遗留问题及时识别和清理。 为了鼓励自查暴露问题，要在制度上设置豁免和减责机制，鼓励经办人自查和及时反馈问题，避免积压爆雷。另外，还要落实好不相容岗位分离及分级授权审核及内审三道防线监督职能的发挥，协力确保业务流程通畅运行健康。任何工作的核心是人，选择合适的人是第一位的，科学运行机制是保障。要站在人性和管理的角度思考人的问题和工作的矛盾，如何调动员工的积极性，如何避免舞弊和贪腐，从宣传教育和制度保障上齐发力。包括轮岗制，KPI和绩效薪酬挂钩，都是必不可少的管控手段。
这么多年接触采购，管理采购，监督采购，见过形形色色的人，遇到过各种问题。作为企业供产销、人财物的核心要素，采购管理是非常重要的业务版块，直接影响企业的运行效益和质量。能够抓好采购管理的企业才是一个有潜力、有前途的企业，反之，一个企业的矛盾往往首先在采购环节出问题，腐蚀团队，造成浪费，走向衰退。看一个企业的采购状态，你就基本可以判定这个企业是否运行健康和良性。
来源：审计实践
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