制造业素有国民经济的“压舱石”之称,受到国家政府的高度重视。李克强总理近期在浙江宁波考察时,就与制造业企业家“站谈”了解行业与企业情况。同样的,也正因为制造业所涉及的产业链条之长、覆盖的领域之广、参与的人员之多,其廉洁规范问题也历来是企业反舞弊工作中的重要内容。对此,本期“盟课堂”邀请国际注册反舞弊师职业导师、上海某大型集团审计监察总监刘晓芳老师,向大家分享快速突破制造业采购舞弊线索的经验与心得。
#本期重点#
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采购舞弊产生的土壤
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如何快速突破采购舞弊线索及案例分享
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采购环节的舞弊控制
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防止舞弊发生的策略及措施
舞弊产生的土壤 反舞弊 老师认为,舞弊作为一种不好的企业经营现象,催生舞弊的土壤,即多半是企业内部控制管理的薄弱,与舞弊的三角理论(舞弊的动因)共同作用导致。其中舞弊的土壤包含:1)管理层诚信度低;2)忽视或不关心管控手段以及缺乏良好的报告制度;3)缺乏防止或发现资产挪用的控制手段;4)管理层压力过大;5)管理层自身管控失效;6)员工压力过大或目标丌现实。舞弊的三角理论包含:1)压力/动机;2)机会;3)借口/自我合理化。 而发生舞弊行为的前兆,则经常会出现以下迹象: 行为迹象 重要岗位人员的变化、阻挠他人接触资料、提供资料异常缓慢、先斩后奏的紧急采购增加; 结果迹象 与收入不符的开支、重要文件丢失、文件的非正常修改、对账长期不符; 第三方迹象 有长期未处理的投诉或不满、某一个问题长期不能解决; 组织和程序迹象 有长期未处理的投诉或不满、某一个问题长期不能解决; 快速突破采购舞弊线索及案例分享 反舞弊 采购易发领域 采购领域易发哪些舞弊行为 (风险等级5) 在简单介绍舞弊的诱因和表现形式后,老师指出了在采购领域中风险易发程度达到最高等级“5”的9个舞弊高风险点:采购方式策划舞弊、招投标审定过程舞弊、评标标准确定舞弊(量身定做)、投标人投标过程舞弊(内定)、开标评标定标舞弊、合同签订和执行舞弊、合同变更舞弊、采购支付舞弊,和仓库出入库管理舞弊。其中合同签订和执行舞弊是重中之重,制造业企业往往会面对一份带有“陷阱”的合同,一旦签订,就会为企业带来损失。 需要注意的是,合同变更舞弊也是常见的问题。企业在低价的诱惑下中标,入围后被抬价。此时企业已为此投入一定人力物力,将不得不承担提高成本的风险,继续完成投标工作并执行合同。因此,企业须注意标的价格的异常。 此外,采购支付舞弊,即采购人员和供应商根据结算金额收取佣金;以及仓库出入库管理舞弊,即相关管理人员内外勾结,出卖企业产品,导致库存出多入少,也是制造业企业发生频率较高的舞弊行为。 采购易发舞弊的调查手段 (5级调查手段) 老师认为,对上述9个高发的舞弊风险,同样应当采取5级的最高等级调查手段。主要有以下3点: 1、检查采购的制度和流程是否存在内控缺陷; 2、是否制定供应准入标准; (在制定供应准入标准上,老师以亲身经验说法,指出在深入考察了解若干供应商、量化指标评分排序、认真谈判议价的措施帮助下,曾有效帮助集团纠正了供应商选取方式,找到了合适的供应商,节约成本20多万元。) 3、是否建立供应商管理评价机制 (老师对此解释说,在制定纳入标准后,也需要制定淘汰机制。通过跟进考察评价,保留能维持优秀品质、能确保产品质量、发生问题能及时快速反应并提供良好售后服务的供应商,实行优胜劣汰。) (二) 在现金交易层面 老师指出,制造业舞弊在现金交易层面上,常见于辅料采购、办公用品采购。虽然风险等级同样为“5”,但因涉及金额一般相对不大,此时可采用3级调查手段:直接找其他厂商询价或以别的公司名义重新询价。 (三) 采购报价中的舞弊手段 采购报价易发的舞弊行为(风险等级5) 关于采购报价,老师列举了7个风险等级被列为5的舞弊手段,并逐一进行说明。 1、某家供应商每次都报价,但是每次报价都高过其他供应商,并且公司几乎从来没有采购过该供应商产品和服务——陪标串标; 2、采购报价单没有盖章,只有签字——为属意的供应商中标提供了内容更改的便利; 3、采购报价中只报价一次且报价较高的供应商——陪标串标; 4、临时引入新的供应商——改变标的。多见于研发部门突然改变产品标准,为确保产品交付,迫使企业同意更改意见,实际上是“量身定做”方便特定供应商中标; 5、某家供应商主动放弃合作——有可能和相关采购人员存在利益冲突; 6、采购比价不充分——如果采购人员只找来了一两家供应商,或者关联度高,或行业内非主流的供应商,须警惕是否存在舞弊或者不作为行为。对于只报一次价或者少于两次报价就回复是最终价格的,属于议价不充分的范畴; 7、采购比价中只比部分价格——如模具和使用模具加工的产品通常都是单独报价的,价格不一。如果采购人员存在舞弊行为,会存在误导性的说辞,需要冷静判断。 采购报价舞弊的调查手段(5级调查手段) 对此,老师分享了两个主要的5级调查手段。 1、仔细分析识别属于上述哪种舞弊类型,找出破绽,淘汰不合格供应商; 2、打乱原有采购人员策划好的局,通过公平竟争的环境选出优质的供应商。 采购环节的舞弊控制 反舞弊 (一)防范框架和应对舞弊的关键点 谈及采购环节的舞弊控制,老师认为,在公司治理-道德守则-内部审计-内部控制的防范措施框架内,大家首先要做好7个必须: (二)采购环节的舞弊控制 结合上述对道德风险(舞弊风险)的形式和迹象,老师认为在部分环节增加参与人、将部分职能设定为专职人员/部门、设定审批权限、让供应商参与、设置专门的调查部门、实行轮岗以增加舞弊成本等,都是从结构、流程入手,做好采购环节的舞弊控制的重要方法。 此外,老师还强调,让供应商参与制造业企业反舞弊工作十分重要。如:1)定期召开供应商大会;2)致供应商的公开信;3)向供应商公开公司的诚信规范;4)要求采购人员签署诚信规范;5)建立供应商的投诉渠道;6)供应商回访。其中通过对供应商的回访,较容易能发现采购舞弊行为,且供应商为维护自身权益,在了解企业廉洁政策后,也会较好地配合调查工作。对供应商地回访,应当引起充分重视。 防止舞弊发生的策略及措施 反舞弊 防范舞弊的发生,老师分享了一种“金字塔”形状的策略。良好的内控制度作为最上层建筑,在此制度下,从下往上应依次做好定期培训、内控评估、完善制衡与分级审批机制、建立轮岗机制。 最后,老师特别说明,制造业企业要做好反舞弊工作,归根到底要结合企业自身情况制定和采取实际方法措施。对不管是员工还是企业主个人,都要讲明白法规内容和触犯后的不果,要帮助大家保持清醒头脑,切记“一失足成千古恨”,这也是我们反舞弊同仁的职责所在。
(一)
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